近日有報章報道，因應政府總部搬到添馬艦，由2010至2011年6月，政府檔案處長在一年半內，共批准各局及各部門銷毁的檔案，高逾600多萬份。民間關注公共檔案的團體，再度擔憂由於香港現在仍未有制訂《檔案法》，公共檔案的管理及保存不受法律監管，「由下亞厘畢道通往添馬艦的路上」，官員靜悄悄地將數以百萬計的文件毁屍滅迹，大量重要的施政記錄及有價值的歷史文獻，將從此煙滅。
民間的這種擔憂，不是毫無根據的。且讓我先道出「政府檔案處」內一些運作上的「內情」，它跟近日香港電台「政務官空降接管事件」同樣的令人費解及不安。
令人費解及不安
根據政府檔案處長發出的所謂「強制性」指引，政府部門如果有需要銷毁檔案，一定要得到檔案處長的書面批准才可，部門是沒有權自行決定及採取行動。不過，這些指引，強制與否，都不具有法律的約束力，部門如果蓄意或無意地自行銷毁了檔案，檔案處長根本無權過問。况且他也不可能得悉這些「滅檔」事件，所以亦無從過問。
不過在正常情况下，部門在有需要銷毁檔案時，它會根據指引向政府檔案處提交一份所需銷毁檔案的清單，檔案處長及其屬下的檔案專業人員（Archivists），會根據清單所列的檔案，先作一初步書面鑑定（paper appraisal），審定清單內哪些檔案可以銷毁、哪些有潛在的歷史價值而需作進一步鑑定。屬於後者的檔案，檔案處長會隨即要求部門安排將它們移送到檔案處，好等處內專業人員可以遂一審閱，行內稱此工序為「physical appraisal」。
檔案鑑定是一門學問
檔案鑑定是一門學問，它跟其他學問一樣，我不敢說它很高深，但以我在檔案行業幹了廿多年的體驗，檔案鑑定的工作是各種檔案管理工作中最艱深的，檔案工作者要「做好這份工」，最少要具備以下的條件：
a. 熟悉特區政府的組織架構和每個決策局和部門的行政歷史和功能的轉變，以及決策局與部門間、決策局與決策局間的功能互動；
b. 熟悉決策局與部門的檔案系統和管理流程，以及它們的分類和檢索系統；
c. 具文書學（Diplomatics）的訓練，能夠有效衡量檔案的真確性（authenticity）和可靠性（reliability）；
d. 對歷史學和史料學有研究，同時熟悉香港歷史和地方社區的發展；
e. 與從事不同範疇的香港研究學者有聯繫，能夠掌握學者們過去和現在的研究方向，並能估量他們將來的研究興趣；
f. 對自己檔案館和其他檔案館（包括本地、內地和海外）的藏品熟悉，從而明白自己檔案館需要新添什麼的藏品，以及什麼檔案可以補足其他檔案館的館藏；和
g. 有成熟的交際手腕和溝通能力，能夠與決策局與部門，以及民間機構和個人等檔案收集渠道保持良好關係。
以上所列的資歷，不是我個人主觀或過分的要求，在國際檔案界裏，一般對負責鑑定工作的同業，都是有同樣的期待。
檔案鑑定指決定檔案價值的高低，從而判別什麼檔案需要永久保存，以及什麼檔案可以銷毁。鑑定是每一個檔案處管理和保存檔案的第一步，亦是最重要的工作。在1948至1965年間擔任美國國家檔案館館長的格羅佛（Wayne C. Grover）曾這樣描繪檔案鑑定工作的重要性和從事有關工作的人員的專業要求：「在鑑定檔案來判別檔案應否保存時，檔案人員其實是在擔當着後世代理人的角色。他鑑定檔案時所展示出來的睿智和公正態度足可以衡量他的專業精神和質素。」
在加拿大國家檔案館和在保存聲像檔案的國際組織工作逾50年的森古拉（Sam Kula）也指出：「檔案館最着緊的就是藏品的質素，其餘的都只是雜務而已。」
檔案鑑定最後的目的是決定一份檔案文件的存廢，當檔案處將一份檔案鑑定為「非歷史檔案」時，這檔案便會被銷毁，永遠消失，由於每份檔案都是獨一無二，所以如果鑑定過程有錯漏，檔案處亦無法從其他地方或途徑再收集得到同樣的檔案。
又或者是，如果掌管檔案處的處長，一方面沒有相關法律的授權及支援，加上自己「不學無術」，不懂檔案鑑定為何物，亦置專業操守於不顧，只會「維護政府遵命令，服從上級聽指揮」的應上級或明或暗的指示，銷毁一些具有歷史價值，但保留下來會令政府或某些官員不利的檔案，後果是除了令一段歷史永遠留白、市民的知情權被奪外，政府更不能再聲稱施政「開放」及「問責」了，在沒有妥善管理及完整保存的檔案作為施政的憑證，一切也是謊言！令人感到無奈及哀傷的是，這可能就是香港特區政府在處理市民的公共財產——檔案——上的寫照！
黑暗日子早已來臨多年
香港仍是絕少數地區未有就公共檔案的管理及保存立法，原本是由專業人士擔任的處長一職，以及處內其他主要的專業管理職位，早就被「一般職系」的EO（行政主任）所瓜代（相比之下，廣播處也只不過僅是處長一職「淪陷」而已）。特區政府容或對這種一般人都會覺得有違常理的人力資源政策有它的理論根據，但以今次檔案處長批准各局「銷毁高逾600多萬份的檔案」的個案而言，我會不明白，為什麼現任的檔案處長先生，一位只是從屬「一般職系」的EO，他究竟憑什麼能耐、學養、資歷可以替我們市民下此決定！需知道，檔案處長是肩負起保衛政府檔案記錄保持完整的重要使命，他也是我們這個社會其中一種最重要文獻的守護者！他的背景、他的專業知識及操守、他的道德勇氣，肯定會影響到他作為「守護者」的工作。
香港電台工會形容AO鄧忍光空降接管廣播處是港台最黑暗的一天，是公營廣播的悲哀、香港電台的悲哀，更是香港新聞言論自由的悲哀，但對「公共檔案存歿」的前景及命運而言，黑暗的日子早已來臨了多年！但不幸的是，仍未聽到市民的哀號，輿論的悲嗚！
作者是前政府檔案處長，現為香港中文大學歷史系客座副教授
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