gmail-01

今天看到Gmail官方部落格發表了一篇「Fixing the little things」,裡面提到Gmail從現在開始會陸續針對用戶回報的操作疑難,進行一些優化更新,解決使用上的問題,或是增進使用上的效率;因為Gmail提到他們每天都會聽到用戶說:「我很喜歡Gmail,除了某個地方有點小問題……」。而從這一句話中,讓我聯想到不如來寫一篇自己喜歡使用Gmail的理由?提供自己常常使用的優秀Gmail內建功能與大家分享?

於是這篇文章就這樣誕生囉!不過我要先說在前頭的是,我並沒有深入使用過Yahoo或Hotmail等信箱,所以下面的理由完全不是經過詳細比較的,有可能這10個功能都是Gmail上專有的,但也可能有部分功能在其它電子郵件服務中同樣具備!這部份歡迎其它讀者來指出相同、相異處,甚至推薦其它電子郵件服務讓你愛上的理由。

而如果要說我之所以愛上使用Gmail的最大理由,那麼大概就是這個郵件系統在使用上非常有效率。這包含了它可以把很重要、重要、不重要、垃圾郵件做出自動化的分類(而非混雜的),這包含了它在多人郵件往返中可以讓一整串相關郵件形成對話群組(而非散亂的);所以在Gmail中很難錯失郵件,也不會手忙腳亂被郵件搞昏頭,可以快速處理完每天的郵件工作。

 

優先收件匣的功能就是幫你從茫茫的信件海中,撈出「對你來說重要」的郵件!而且這個判斷標準可以說是自動化的。

Gmail會依據你平常處理信件的習慣、郵件往返的對象,以及該封郵件本身的屬性等等,自動判斷這封郵件對你來說重不重要,它的判斷大多時候很準確,還能因為你的深入使用而愈來愈準確。

懶得管理的人就應該使用優先收件匣,因為它把管理的步驟簡化到最少,但卻能產生優秀的過濾效果。試想看看,以前你的郵件全部混成一堆,現在卻能自動分出重要的、一般的兩堆郵件,讓你優先處理重要的那一堆郵件,這樣不是方便多了?

而且如果你使用Gmail Mobile App的話(以Android為例),它可以設定成「只通知」出現在優先收件匣的新郵件,也就是說只有重要的新郵件才會在手機上出現提示,讓你可以放心打開手機郵件推送功能,又不用擔心出現一堆無謂的通知。

 

Gmail Tasks工作表能夠協助用戶排程處理重要的郵件,並且提醒用戶不要忘記在特定時間處理特定郵件。

因為有了工作表功能,而改變了我自己處理電子郵件的習慣(當然是往好的方向轉變)。我以前處理郵件時,如果遇到暫時無法處理的郵件,就是先設定成未閱讀或是加上星號,想說以後再從一長串郵件清單中找出未閱讀郵件來處理,但後面這個動作非常的沒有效率,還很容易漏看。

所以我現在的方式,就是先把郵件依據工作分類丟到工作表的不同清單中,當有時間處理郵件時,就到工作表上打開分類,依序處理郵件。因為現在透過工作表統一處理待辦郵件,所以待辦郵件不會和已處理郵件混在一起,並且還能設定處理時間並同步到Google日曆上提醒自己!

 

對於各種不同需求的郵件,可以利用「篩選這一類郵件」功能進行自動分類。像是我會把工作上、部落格中,或是特定超重要任務的不同郵件,讓它們一收信就自動進行分類。

在Gmail中透過篩選器與標籤分類時,還可以幫不同性質的郵件加上彩色標示,或者把某些郵件自動歸入垃圾筒?自動封存?等等,這樣一來當你收到郵件的那個瞬間,就已經過濾掉不一定要看的郵件,你的郵件列表也就會顯得更有條理。

我自己建議的使用方式是:多多建立篩選器、多多建立新分類,不要省著用,而應該遇到什麼新郵件就當下建立好未來的自動分類!這樣你的專屬郵件過濾系統才能一直保持高效率,而且你不需要擔心分類清單太長,因為Gmail可以讓你設定只要顯示最重要的幾大分類即可(其它小分類就讓他們隱藏在系統下自行運作)。

 

  • 04.會話群組:

在Gmail中郵件往返會自動歸類在同一個對話群組中,變成好像即時通那樣的聊天結構,這在郵件溝通上更加的有效率,因為每一封相同主題的郵件都會連結在一起。

當多人同時進行溝通的郵件討論,或是需要重複往返很多次的郵件溝通,都可以透過會話群組自動歸類,讓這些郵件不會分散錯亂。

尤其當某一封回信隔了好幾天才寄來(或是某一個討論需要好幾天、好幾個禮拜),這時候這些郵件還是會歸入同一個對話群組中,我們就能輕易瀏覽好幾天前的討論串,不用為了找回之前的對話而大費周章找郵件了。

 

透過Gmail接收檔案,可以事先在網路上「預覽」絕大多數的圖片、文件檔案格式。

這樣做有很多好處,例如我們可以不用先下載檔案就能線上瀏覽,還有我們即使沒有安裝相應軟體也可以線上打開檔案來看。

 

  • 06.自動添加連絡人:

在Gmail中,你曾經發信、回信過的對象,都會自動加入Gmail通訊錄中,方便你以後查找。

這個功能雖然可能讓你的通訊錄中出現一些「閒雜人等」,但大多時候這是一個很有效率的功能,尤其當你要找回之前印象中發信過的某個收件人郵件位址時,Gmail的自動記錄常常能幫上一個大忙。

這些自動添加的聯絡人其實也會放在一個「其它聯絡人」的專屬分類中,所以後續要管理或刪除也很容易。

 

  • 07.收件位址自動完成:

要填寫收件者欄位時,不用花時間翻找聯絡人,因為Gmail可以讓你直接隨打隨搜,自動補完收件人地址。

當你在Gmail中要寄發一封新郵件,在收件者欄位上直接輸入部分關鍵字,例如聯絡人的姓名,或是郵件地址部份單字,這時就會自動彈出一些建議清單,讓你快速點選就能輸入完整收件位址。

而且這份建議清單是會依據你常聯絡的對象自動學習,總是可以推薦出你真的想要的那位聯絡人。

 

  • 08.垃圾郵件過濾:

優先收件匣、自動過濾,再加上這個垃圾郵件過濾,所以使用Gmail更加能夠讀到真正有用的郵件。

不用說,Gmail的垃圾郵件過濾功能非常優秀,雖然還是可能漏殺或誤殺,但基本上可以保持郵件清單的「無垃圾」閱讀。

 

  • 09.GTalk即時通:

Gmail內建的GTalk可以讓你和同樣使用Gmail的朋友進行線上即時通,不需額外安裝任何軟體。

雖然GTalk很難取代真正的即時通(主要因為大多數人的使用習慣還是MSN或yahoo即時通),但是GTalk卻在很多時候很有用。

例如有些朋友沒有開MSN即時通,但卻更有可能開著Gmail在收信;或者當使用環境不適合打開MSN時還是可以透過GTalk對談。而且GTalk的對話記錄都會以郵件形式自動存進Gmail中,有時候重要對話使用GTalk+Gmail郵件記錄反而更好。

 

  • 10.雲端同步:

當我開始使用Android手機後,基本上郵件系統、通訊錄系統就更加的以Gmail為核心,因為可以雲端同步重要的聯絡人與通信資料,不管在任何電腦端、手機端,隨時看到的資訊都是一致的。

而且Gmail的通訊錄最近新增了「還原30天前聯絡人清單」的功能,如果有任何錯誤操作都可以輕易還原。

而平常把聯絡人儲存在雲端Google資料庫中,除了同步更方便,也不會因為電腦手機的硬體意外而遺失資料。

 

  • 小結:

以上就是我自己長期使用Gmail後,覺得這個郵件服務中我最喜歡的功能。那麼文章最後,歡迎大家也可以分享看看你喜歡Gmail的幾個理由?

或者,你更喜歡使用Yahoo或Hotmail等等其它服務,也歡迎分享你們覺得這些郵件系統的優秀之處,大家一起比較討論看看。

定期获得翻墙信息?请电邮订阅





Preview